Au sein d’une entreprise, le développement d’un nouvel outil informatique n’est pas toujours prévu d’avance. Au contraire, la mise sur pied d’un tel projet vient souvent en réaction à une situation hors de contrôle. Dans ces cas, il est commun – et compréhensible – que les administrateurs d’une entreprise se sentent pris de court et perçoivent le développement comme une mauvaise surprise. De plus, sous la pression, le risque d’échec d’un projet augmente, car le stress complique la communication entre les intervenants.
Y aurait-il une façon de renverser la vapeur et de saisir l’opportunité avant d’être coincé? Quels indices devrions-nous surveiller? Voici quelques pistes de réflexion qui aident à identifier des situations où on peut être proactif dans ses demandes informatiques.
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La répétition
Si une tâche revient souvent dans une journée ou une semaine, il pourrait être bon de considérer l’automatiser. Bien entendu, tout travail répétitif ne peut pas être informatisé d’un bout à l’autre, mais le gain de temps à lui seul vaut souvent la peine. À noter que les tâches répétitives sont généralement plus facilement automatisables si elles suivent un ensemble strict de règles (ce qui les rend programmables). Par exemple, un formulaire électronique est souvent beaucoup plus rapide à remplir qu’un formulaire papier.
L’ampleur d’une tâche
« Je ne sais pas par où commencer. » Nous avons tous déjà été confrontés à une tâche intimidante devant laquelle, après quelques heures, nous ne voyions plus clair. Selon la nature du travail, il est bon de se demander si un outil informatique peut nous venir en aide dans notre situation. Même si l’outil rêvé n’existait pas déjà, cela vaudrait-il la peine de le développer? Il faut se surprendre à penser : « Si seulement j’avais quelque chose qui […] »
On est parfois plus près qu’on pense de reprendre le contrôle! L’une des forces de l’informatique est de diviser pour mieux régner, car rares sont les problèmes qui ne peuvent pas être réduits en plus petits problèmes. Par exemple, certains jeux de données sont largement plus faciles à exploiter à partir d’une base de données qu’à partir d’un tableur.
Un grand besoin de collaboration
Dans la plupart des entreprises, chaque jour, des employés sont amenés à collaborer et partager de l’information. Par contre, dans certains cas, les moyens traditionnels ne suffisent pas pour y arriver de façon efficace : le papier est trop souvent source d’erreurs, le téléphone trop prenant et les courriels trop durs à suivre.
Quand on rencontre ce genre d’accrochage, c’est souvent relié d’une façon ou d’une autre à des soucis de temps et/ou de distance. Afin de faciliter l’échange d’information, on met donc en place un système informatique. Par exemple, les employés de différents départements peuvent plus facilement travailler ensemble s’ils ont en tout temps les données à jour sur les activités des autres départements, tout en travaillant chacun de leur côté.
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Somme toute, il s’agit de garder l’oeil ouvert et de tenter de repérer les opportunités propices au développement logiciel. C’est en adoptant ce genre de comportement qu’on transforme en investissement ce qui aurait été, un dérapage plus tard, traité comme une crise. Au final, puisque l’évolution finit toujours par se produire, il suffit de décider d’avance si on se positionne en amont ou en aval par rapport à elle.